Presupuestos que se aceptan: cómo escribirlos y cómo enviarlos en cinco minutos

Qué debe llevar un presupuesto para que el cliente lo acepte (precio cerrado, qué incluye, plazos y garantía) y cómo generarlo desde el CRM en minutos.

Un presupuesto que tarda tres días en llegar ya ha perdido. Y uno que llega rápido pero deja dudas tampoco cierra. Esto es lo que hemos aprendido enviando cientos de presupuestos.

Lo que tiene que llevar

• Qué incluye y qué no, en dos listas. La mayoría de conflictos vienen de lo que el cliente dio por supuesto.
• Precio cerrado con IVA. Si hay partes variables, se separan y se explica cómo se calculan.
• Plazo de entrega o ejecución.
• Forma de pago y, si lo hay, pago a plazos.
• Garantía y qué cubre.
• Validez: una fecha concreta.
• Un solo botón o instrucción para aceptar: firmar, responder al correo, pagar la señal.

Lo que sobra

Diez páginas de presentación de la empresa, condiciones generales en letra pequeña antes del precio y tecnicismos que el cliente no va a entender.

La velocidad

El presupuesto que llega el mismo día tiene muchas más posibilidades que el que llega el jueves. Para conseguirlo hace falta que el documento salga del CRM con los datos del cliente ya puestos, las partidas elegidas de una lista y la plantilla de la empresa. En EGRA un presupuesto de instalación fotovoltaica sale en cinco minutos.

El seguimiento

El 60 % de los presupuestos que se cierran lo hacen después de un recordatorio. Un aviso a los tres días ("¿lo has podido mirar? ¿alguna duda?") desde el CRM, sin tener que acordarse.

Medirlo

Presupuestos enviados, aceptados y tiempo medio hasta la aceptación. Con esos tres datos sabes si el problema es el precio, el documento o la rapidez.